Nyhetsbrev - Maj

Svarstider och servicenivå - nuläge och åtgärdsplan

Under mars och april 2026 har svarstiderna från supporten varit längre än normalt. Regionerna har även upplevt brister i datakvaliteten i prisfilerna, vilket bland annat beror på att vissa avtalsförlängningar inte har hanterats med tillräcklig framförhållning. Det är en situation som vi tar fullt ansvar för.

Bakgrunden är att supportgruppen under våren varit underbemannad till följd av flera samtidiga faktorer:

• Implementeringen av den nya artikeldatabasen har tagit längre tid och krävt mer resurser än beräknat.

• Sjukfrånvaron inom supportgruppen har varit högre än normalt.

• Ersättningsrekryteringar har skapat tillfälliga glapp i bemanningen.

Åtgärder som redan genomförts

Vi har arbetat aktivt med att stärka upp verksamheten och förbättra situationen. Bland annat har följande åtgärder genomförts:

• En ny medarbetare börjar efter midsommar och fyller den sista vakansen i gruppen. Personen har relevant utbildning och erfarenhet som undersköterska samt kunskap i bland annat Easit.

• En föräldraledighetsvikarie har säkrats i god tid. En medarbetare med tidsbegränsad anställning övergår till vidareanställning och stärker bemanningen redan fyra månader innan föräldraledigheten påbörjas.

• Från och med den 12 maj förstärks supporten tillfälligt av två medarbetare – en från Varuförsörjningen och en från Region Uppsala – på 50 procent vardera fram till slutet av sommaren.

• Webteamet avlastas genom att en extern resurs tar över vissa frågor och administrativa uppgifter under de kommande sex månaderna.

• En kvalificerad sommarresurs har rekryterats för arbete med bildhantering och datakorrektion i artikeldatabasen.

Tidsplan framåt

Juni 2026: Arbetet med att beta av backloggen påbörjas.

Juli–september 2026: Regionerna kommer successivt att märka förbättrade svarstider och en stärkt servicenivå.

Oktober 2026: Målsättningen är att full servicenivå ska vara återställd.

Vi är medvetna om att situationen har påverkat ert arbete och vi har stor förståelse för den frustration det har inneburit. Varuförsörjningens uppdrag är att leverera en trygg och stabil försörjning, och den ambitionen gäller självklart även vår support.

Vi ser fram emot att vara tillbaka på full kapacitet under hösten.

Ändrade telefontider

Från och med 1 juni kommer vår kundtjänsttelefon ha öppettider enligt nedan:

Måndagar: 09.00-11.30

Tisdagar: 09.00-11.30

Onsdagar: 12.30-15.00

Torsdagar: Stängt

Fredagar: Stängt

De tider vi inte är nåbara på telefonen går det alltid bra att nå oss via:upphandling@varuforsorjningen.se

Vi vill också informera om att vi fortsatt upplever störningar i vår telefonitjänst, vilket i vissa fall innebär att samtal bryts under pågående samtal. Felet är felanmält och utreds för närvarande tillsammans med leverantören. Vi hoppas att problemet ska vara åtgärdat inom kort och tackar för ert tålamod under tiden.